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Die Tücke liegt im Detail …

Moderne Informationstechnik hat seine Vor- und Nachteile. Auch beim VLW mussten wir dies in diesem Jahr merken. Mit dem elektronischen Meldebogen machten wir einen großen Sprung vorwärts und konnten so den Service für unsere Vereine wesentlich verbessern. Problematisch wurde es leider im Rechnungswesen, bei dem wir zunächst ein paar Stolpersteine überwinden müssen …

Es hat sich viel getan im Bereich der Nutzung digitaler Ressourcen. Helfen automatisierte Prozesse auf der einen Seite, manche aufwendigen Aufgaben komfortabler, flexibler und einfacher zu gestalten, kann auf der anderen Seite ein kleiner Fehler große Folgen haben.

Meldebogen
In diesem Jahr gab es zum ersten Mal einen elektronischen Meldebogen. Statt Seitenweise Papier zu verschicken reichten Login und Passwort, und die Vereine konnten ihre Daten direkt eingeben. Hierdurch wurde die Zusendung der Daten rechtzeitig zum Meldeschluss wesentlich einfacher, der Gang zur Post entfiel. Schreibfehler bei der Übertragung der Daten aus den Papiermeldebögen in unser System konnten vermieden werden.
Durch die schnelle digitale Bearbeitung konnten Spiel-, Jugend- und Mixed-Ausschuss zeitnah die Staffeleinteilungen vornehmen – ein weiterer Vorteil für viele Vereine bei der Planung für die nächste Saison.

Ebenso gut sind mittlerweile auch das Ligaprogramm, Vereinsmodul und die SMS-Ergebnismeldung eingeführt.


Quartalsabrechnung
Sie spart viele Einzelüberweisungen, gibt den Vereinen einen regelmäßigen Überblick über die entstandenen Kosten für Aus- und Fortbildungen, Passbestellungen und Gebühren für Anträge.
Leider liegt hier die Tücke noch im Detail und an dieser Stelle möchten wir uns bei den Vereinen entschuldigen, die in den letzten Monaten Probleme mit der Rechnung hatten.
Beispielhaft seien zwei Probleme genannt, die leider bei der letzten Rechnungsstellung auftauchten:
1. Tippfehler bei Anlage der Lehrgänge: Dadurch wurde ein Lehrgang im Sommer nicht auf die Quartalsabrechnung 3 sondern erst auf die Abrechnung 4 gesetzt, was mancherorts zu Verwirrung führte.
2. Eingabefehler der Teilnehmer: Bei der Eingabe des Vereins ist der Cursor eins zu tief oder zu hoch gerutscht, und so wurde der Rechnungsbetrag dem falschen Verein in Rechnung gestellt.

Wir arbeiten an einer Verbesserung des Anmeldeprozesses und des automatischen Abrechnungswesens, um die aufgetauchten Probleme zu beseitigen.

Sollten Sie einen Fehler in Ihrer Quartalsabrechnung bemerken, schicken Sie bitte eine E-Mail mit Informationen zu dem Fehler und Ihren Kontaktdaten an info@vlw-online.de.



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